Как проверить работу с поставщиками

Как проверить работу с поставщиками
Оборотно- сальдовая ведомость по счету 60 наглядно показывает эффективную работу и бухгалтера, или снабженца, даже если поставками материалов занимается генеральный директор.

Посмотри на форму оборотно- сальдовой ведомости по счету 60 на фото.

«Оборотка» по счету 60 показывает наличие дебиторской и кредиторской задолженности на конец отчетного периода. А вот отсутствие контроля задолженности может привести к серьезным проблемам. И только тебе выбирать: разруливать проблемы или организовать работу и один час в квартал уделить два часа на просмотр оборотно- сальдовой ведомости.

Советую именно запрашивать бухгалтерский документ, а не придумывать таблички для отчетов, это позволяет сразу проанализировать результат работы бухгалтера и снабженца.

Возможные последствия и способы их устранения:

1. Дебиторская задолженность может обозначать, что поставщику оплачены деньги, но товар не получен.

Если это твой случай, то следующая информация, которую тебе нужно контролировать:
- сроки поставки по договору и фактический срок поставки,
- назначить ответственного сотрудника для контроля этой поставки,
- следить за сроками для направления претензии на возврат денег или подачи иска в суд.

2. Причиной дебиторки может быть не отражение бухгалтером поставки в связи с отсутствием документов.

Важно распределить обязанность по своевременному получению документов от поставщиков. А в твоей компании чья это обязанность?
- каким способом поступают документы от поставщиков: по почте, курьерская доставка, по электронной почте или электронный документооборот
- если в компании есть ответственный за снабжение, то получение документов нужно возложить на него,
- если снабжением занимается руководитель, то он и должен заниматься получением документов - звучит странно? Тогда обеспечьте бухгалтера информацией о поставщике: имя менеджера, номер телефона, адрес электронной почты.

3. Отсутствие документов от поставщиков влекут дополнительные налоги и поэтому только тебе решать:

- платить налоги или
- организовать работу исполнителей.

4. Для своих клиентов, которым веду бухгалтерское сопровождение, я каждый квартал предоставляю список отсутствующих документов с указанием даты и суммы оплаты, а в назначении платежа всегда указываю номер счета на оплату – это сокращает срок сбора документов от поставщиков.

Попробуйте запросить такой документ у обслуживающей вас компании или за дополнительную плату договориться с ней о сборе документов от поставщиков.

5. Если поставщик одновременно является покупателем, то дебиторская задолженность обозначает, что наступило время взаимозачета дебиторской и кредиторской задолженности.

6. Кредиторская задолженность говорит о том, что ты не погасил задолженность поставщику и в этом случае важно знать:

- сроки оплаты по договору и причины недоплаты

Если ты по какой-то причине пропустили срок оплаты, сообщи поставщику причину и новый срок платежа. Срок оплаты может выражаться в дате или наступлении дополнительных обстоятельств, например, замена бракованного товара. Информирование поставщиков убережет от судебных исков и подтвердит вашу добросовестность.

7. Кредиторская или дебиторская задолженность сроком более 3 лет подлежит списанию в связи с истечением срока исковой давности.

Исковая давность начинает течь с даты последнего уведомления о задолженности. Поэтому, если не хотите ее пропустить, направьте в адрес должника заказное письмо с описью вложения о наличии задолженности и продлите срок возврата еще на три года.