Как часто бухгалтер должен выставить документы за отгруженные товары

Если задать бухгалтеру подобный вопрос, то услышишь один ответ: один раз в день отгрузки. Но все не так просто, давайте разберемся: какие сроки нам устанавливает законодательство.
Реализация оформляется исходя из условий договора продажи, и может быть:
- ежедневно
- в течение пяти дней с даты отгрузки
- один раз в месяц

Когда выставляем документ ежедневно (или в день отгрузки)
Когда в договоре продажи указано, что право собственности переходит от продавца к покупателю в день подписания акта приема-передачи, товарной накладной или УПД. В этом случае подтверждением будет являться подпись получателя (или доверенного лица), которому выдана доверенность. Генеральный директор действует без доверенности.

При ежедневных продажах товара составление одной общей накладной и одного счета-фактуры допускается только если за один день покупателю было несколько отгрузок.
В 2021 году впервые в налоговое законодательство было введено определение термину «дата составления первичного учетного документа» (подп. «а» п. 8 ФСБУ 27/2021). До этого ни в одном законодательном или нормативно-правовом акте определения этого термина не приводилось.

Теперь же под датой составления первичного учетного документа предложено понимать дату его подписания лицом, совершившим сделку, операцию и ответственным за ее оформление, либо лицом, ответственным за оформление совершившегося события.

Например, при оформлении ТОРГ-12, накладной по форме М-11 или другого акта приема-передачи товаров, дата его передачи продавцом покупателю будет определяться по датам подписей лица, отпустившего этот товар (продавца) и лица, его принявшего (покупателя или перевозчика). В подавляющем большинстве случаев даты эти будут совпадать.
Когда выставляем в течение пяти дней с даты отгрузки

Срок 5 календарных дней мы знаем из п. 3 статьи 168 НК РФ. По правилам Налогового кодекса счета-фактуры надо выписывать в течение 5 календарных дней после отгрузки товара (выполнения работы, оказания услуги, передачи имущественных прав). От этого зависит и дата отгрузочного счета-фактуры. Оформление счет-фактуры (или УПД, который его заменяет) позже 5-дневного срока НК РФ является нарушением законодательства. 

Вместе с тем, НДС по такому «просроченному» документу можно принять к вычету. Отказать в возмещении НДС инспекция вправе только в случае, если счет-фактура не позволяет идентифицировать продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, налоговую ставку и сумму налога (п. 2 ст. 169 НК РФ). Соблюдение срока, который установлен для оформления счета-фактуры, в этом перечне нет.

Многие продавцы, пользуясь этим сроком, указывают в условиях договора формулировку:
«Счет - фактуры на отгрузку оформляются один раз за пять календарных дней на основании отгрузочных документов». 
Если между продавцом и покупателем заключен долгосрочный договор, поставки по которому происходят чаще чем раз в 5 дней, то выставлять отдельный счет-фактуру на каждую отгрузку не обязательно, об этом указано в письме Минфина от 12.01.2016 № 03-07-09/140
Достаточно формировать один НДС-документ по товарам, отгруженным в течение пяти календарных дней. При этом каждый вид товара должен быть отражен в отдельной позиции.
Таким образом поставщик соблюдает установленный налоговым законодательством срок выставления счетов-фактур (не позднее пяти календарных дней со дня отгрузки), а требований составлять отдельный документ на каждый вид продукции, поставленный одному покупателю, в НК нет.

Когда выставляем документ один раз в месяц
При заключении непрерывных долгосрочных поставок товаров и услуг в адрес одного и того же покупателя, контролирующие органы разрешают выставлять счета-фактуры один раз в месяц и не позднее 5-го числа месяца, следующего за истекшим месяцем. 

В качестве примера таких поставок можно рассмотреть поставку инертных материалов на большой объем поставки, (то есть при выполнении сроком более одного месяца с ежедневной отгрузкой, или более одного раза в день), когда транспортная компания осуществляет поставку песка на строительный объект или на производство, выполняя несколько рейсов в день.

Это подтверждается условиями договора: Поставщик осуществляет поставку партии товара. Под партией товара понимается объем отгруженного товара за календарный месяц.
В письме от 28.02.2022 № СД-3-3/1758@ ФНС России отметила, что такой порядок выставления счетов-фактур можно применять не только в отношении вышеуказанных товаров и услуг, но и при непрерывных долгосрочных поставках любых других товаров (работ, услуг), имущественных прав.

В любом случае, какой бы способ оформления вы не выбрали, способом защиты налогоплательщика является – не допустить занижение налогооблагаемой базы, то есть не допустить занижение объема выручки за отчетный период. Отчетный период – квартал.

И еще один момент, когда дата получения товара признается ранее получения самого товара. Да и такое бывает. Я сталкивалась с такими условиями договоров при поставке товара через РЖД (железнодорожная доставка), когда датой приемки товара признается дата его передачи перевозчику.